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重要通知

长春汽车工业高等专科学校学生档案管理办法

责任编辑:齐琦发布时间:2011-12-14 12:11:30点击数:

   

      学生档案管理是学生管理工作的重要组成部分,为方便辅导员了解学生情况,从即日起,我校学生档案实行二级管理制。根据国家有关法律法规,并结合我校实际,特制定本办法:
第一条  新生入学一个月内,由各学院集中整理新生档案。逐一审查学生档案原始材料,统一更换为我校专用档案袋,并在档案袋的右下角用黑色签字笔标明档案号(以学院为单位,从1号顺次排列),依照档案号顺序装入档案柜。严格按照【附件一】的格式进行统计,做到准确可靠、查询方便。
第二条  学生档案中应包括高考报名登记表、考生体检表、高考志愿表、毕业生登记表、毕业生成绩单,以及高中毕业登记表、入党(团)材料、高校新生入学体检表、奖惩材料等其它需要装档的材料。
第三条  任何单位或个人不得将应归档的材料不归或私自处理。学生档案中的所有材料不得随意撤出。
第四条  非属工作需要,任何人不得查阅、借阅、复印学生个人档案。
第五条  因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、起草奖惩文件、政治审查等工作需要,校领导、党委组织部门、各学院党政负责人、学生工作部老师、辅导员可在《档案查阅登记簿》登记后查阅学生档案。
第六条  因其他需要或校外单位因公需要将学生档案借出的,必须持单位介绍信和有效证件,填写《长汽高专学生档案借阅申请表》经学院领导签字批准后,方可根据需要借出部分或全部档案材料,并保证在7日之内归还。
第七条  查(借)阅学生档案,不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。档案不得擅自复印。因工作需要从档案中取证复印的,需经书面申请且有学院领导签字批准后,方可复印。翻阅两人以上档案时,需严格分别放置,以防错装、漏装。
第八条  查阅档案需由辅导员陪同进行。任何人查阅档案时,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要摘记的材料要妥善保管。
第九条  档案归还时,应由辅导员认真检查档案内有无缺页,有无增加、调换材料以及涂改问题,如有问题应及时逐级汇报。
第十条  严谨任何人私自保存他人档案,对伪造、涂改、销毁、丢失档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》的,应视情节轻重,追究当事人的责任并予以严肃处理。

 

                                                                                                                                    学生工作部
                                                                                                                                  2011/12/14